Événements

La liste des événements

La liste des événements présente tous les événements accessibles à un administrateur au niveau de l’organisation actuellement sélectionnée, y compris les événements créés par cette organisation, créés par l’OM dont cette organisation fait partie et auquel participent des membres de cette organisation. En outre, les événements marqués comme « Ouvert aux autres organisations de l’ACRSA », soit seulement au sein de cette OM, soit dans l’ensemble de l’ACRSA, seront affichés.

Cela signifie que les événements d’autres organisations seront transmis en cascade aux sous-organisations. Par exemple, un événement d’une OM sera automatiquement affiché dans toutes les zones de l’OM.

Si l’un de vos membres participe à un événement en dehors de votre zone, vous verrez cet événement ainsi qu’une indication de la participation de votre membre.

Il vous est possible de restreindre la liste des événements pour n’afficher que ceux de cette organisation particulière.

Les événements qui comportent des éléments dans lesquels le système détecte une erreur de registre potentielle seront surlignés en rouge. Vous pouvez désactiver cette mise en relief.

En général, les événements doivent être créés au niveau de l’organisation supérieure. Par exemple, les assemblées générales nationales et les réunions des responsables de la formation doivent être créées en tant qu’événements nationaux. Les exercices d’OM doivent être créés au niveau des OM. Dans tous les cas, un événement peut être ouvert aux membres de niveau supérieur à celui de l’organisation de l’événement et aux autres membres de l’OM en rendant l’événement « Ouvert aux autres organisations de l’ACRSA ».

Par défaut, les événements sont triés chronologiquement par date de début, mais vous pouvez cliquer sur n’importe quel en-tête de colonne pour les trier en fonction de cette colonne.

Exigences en matière de formation et de maintien des compétences:

Certaines activités de formation spécifiques sont obligatoires pour obtenir une certification ou pour le maintien des compétences. C’est le cas, par exemple, du test d’observation, qui est exigé à l’échelle nationale pour la certification des observateurs. Le test n’a pas besoin d’être chronométré. En fait, sa durée indiquée peut être de zéro heure. Il suffit de passer le test et de l’entrer dans le système, sans tenir compte du temps. Pour plus de détails sur les exigences relatives à la certification ou au maintien des compétences, consultez le manuel des politiques de l’ACRSA.

Les certifications nécessitent généralement une formation dans le domaine en question. Pour qu’un membre soit à jour dans ce domaine, sa formation sur ce sujet particulier doit être enregistrée. Parfois, une formation peut porter sur des sujets s’appliquant à plusieurs disciplines. Par exemple, un cours de navigation peut s’adresser aux navigateurs, aux pilotes et aux spécialistes de la recherche au sol. Dans ce cas, des activités en classe doivent être créées pour chaque domaine thématique. On facilitera ainsi l’accumulation du temps de formation en classe requis pour chaque certification.

Il n’y a pas lieu de s’inquiéter d’un double comptage des heures de bénévolat, car le système en tient automatiquement compte lorsqu’il génère le rapport sur les heures de bénévolat. Par exemple, un membre pourrait rapporter une activité participative s’étendant sur toute une journée ainsi que des activités en classe, des exercices en vol et du temps d’administration se déroulant tout au long de cette même journée. Le système calculera alors automatiquement la durée exacte de participation quotidienne.

Temps de vol du pilote en tant que commandant de bord:

Les pilotes doivent effectuer 24 heures de vol par an en tant que commandants de bord. Pour répondre à cette exigence, les pilotes peuvent entrer leurs heures de vol effectuées ailleurs qu’au service de l’ACRSA dans la page Mes informations, ou demander aux administrateurs de le faire en leur nom. Les heures de vol effectuées en tant que commandant de bord doivent, le cas échéant, être saisies dans un nouvel événement demandé par « S/O ». Lorsqu’un pilote saisit ses propres heures en tant que commandant de bord, un événement intitulé « Commandant de bord » est automatiquement créé s’il n’existe pas déjà. Plusieurs vols en tant que commandant de bord peuvent être entrés sous un même événement « S/O ».

Sous l’événement, créez une activité de « Vol non ACRSA ».

Les pilotes doivent seulement compter 24 heures de vol au total comme commandant de bord au cours des 12 mois précédents; vous n’aurez aucun avantage à enregistrer des heures de vol supplémentaires. Seul le nombre d’heures minimum pour atteindre les 24 heures requises doit être enregistré.

Rapports

Des rapports compilant les heures enregistrées à diverses fins seront éventuellement disponibles. Ils indiqueront notamment la contribution totale de l’ACRSA au soutien du système canadien de recherche et sauvetage, les divers chiffres requis comformément au consignes contenues dans le document Contribution Program Accountability Framework, les heures accumulées par les membres pour le crédit d’impôt pour les volontaires ainsi que les heures ETP requises pour les rapports sur l’indemnisation des employés en cas d’accidents.

Crédit d’impôt pour les volontaires:

Le SGFM produira également un rapport contenant les informations nécessaires pour fournir les preuves justifiant le crédit d’impôt pour bénévolat de l’ARC. Ce crédit est offert aux volontaires en R-S qui accomplissent au moins 200 heures de bénévolat par an. Sans entrer dans les détails, les exigences sont de 200 heures, dont la plupart doivent être des heures de service primaire. Les heures de service primaire sont définies par l’ARC comme le temps consacré à la recherche et au sauvetage, à la formation en matière de recherche et de sauvetage, aux heures de garde et aux réunions. Les heures de service secondaire sont les heures consacrées à des activités non liées à la recherche et au sauvetage pour l’organisation de R-S, comme l’entretien du matériel, le nettoyage, les déplacements, la comptabilité et d’autres tâches administratives. Les détails des activités qui composent les services primaires et secondaires sont laissés à l’organisation. L’ACRSA a estimé que les équipages en règle et certifiés et toute personne susceptible d’être appelée pour participer à une mission réelle sont disponibles (c.-à-d., de garde). Le rapport comptabilisera les heures de bénévolat dans ces deux catégories. Par conséquent, cela fait une différence si vous enregistrez les heures sous « administration » plutôt que sous « réunion », puisque les heures d’administration sont des heures de service secondaire et que les heures de réunion sont des heures de service primaire.

Éléments de l’événement

Un événement est généralement composé de plusieurs éléments, tels que :

La planification, avant l’événement proprement dit; généralement enregistrée comme faisant partie de l’appui au sol, et;
Le voyage aller-retour et le temps d’attente sur les lieux de l’événement; généralement enregistré comme transit terrestre, transit commercial ou simplement comme participation quotidienne, et;
La formation à la tâche, comme l’assistance au sol, la formation en vol, le transit aérien, la formation en classe et la formation au sol, ou;
Les activités de R-S en soi, comme les missions de vol, le transit aérien et les missions d’observation militaires.

Certains éléments s’excluent mutuellement et d’autres sont communs à tous. La spécification de la valeur « Demandé par » limite les activités aux éléments pouvant être utilisés pour ce type d’activité. Notre objectif est d’enregistrer le temps passé sur les activités de l’ACRSA et les expériences de formation reçues, sans passer trop de temps à tenter de rendre la moindre nuance.

La participation d’un membre commence lorsqu’il quitte son domicile et se termine à son retour. Pour les besoins de l’assurance, la participation est définie comme commençant 30 minutes avant la signature du membre à l’arrivée et se terminant 30 minutes après sa signature à la sortie. Une version future du SGFM permettra aux membres de s’inscrire avant de quitter leur domicile.

Activités

Dans le cadre de l’événement, vous enregistrerez les activités qui décrivent raisonnablement la participation des membres. L’objectif de l’enregistrement des activités consiste à :

Enregistrer les efforts déployés par les bénévoles de l’ACRSA pour remplir le mandat de l’organisation;
Accréditer les membres en fonction de la formation suivie ou des activités réalisées pour acquérir et maintenir les certifications et rester à jour.

Administration:

Les activités non associées à la formation (saisie de données dans le SGFM, p. ex.) peuvent être enregistrées ici.

Formation en classe:

Permet d’enregistrer des heures de formation théorique. La certification des pilotes, des observateurs, des spécialistes de la recherche au sol et des navigateurs, entre autres, exige une formation théorique propre à chaque spécialité. Une activité en classe doit être enregistrée pour chaque spécialité et les personnes concernées ajoutées en tant qu’instructeurs ou étudiants, lesquels accumulent tous deux des crédits de formation. Le temps de préparation au vol compte comme du temps de classe. Ainsi, pour une formation en vol, il faut créer une activité en classe pour chaque poste d’équipage, afin d’enregistrer le temps de préparation au sol, de breffage et de débreffage de chacun.

Transit Commercial:

Permet d’enregistrer le transit effectué à bord d’un véhicule commercial (aérien ou terrestre).

Formation virtuelle pour observateurs :

Une séance de formation supervisée avec le simulateur d’entraînement de l’ACRSA peut compter en vue de la certification et du maintien des compétences. Une telle séance équivaut à un vol de formation d’observateur par an.

Participation quotidienne :

Ce bloc de temps représente la période totale pendant laquelle les membres ont participé à un événement. En principe, cette activité fait partie de tout événement. En général, sa durée est calculée à partir de la signature du membre à l’arrivée jusqu’à sa signature à la sortie. Ce bloc de temps devrait cependant tenir compte du temps de déplacement aller-retour à un événement. Si les membres doivent se rassembler et se déplacer pendant plus de 30 minutes pour se rendre sur les lieux d’un événement, la durée de ce dernier doit être calculée à partir du début du trajet. La fonction « Ajouter tous les participants » peut être utilisée pour ajouter l’ensemble des participants s’ils ont déjà été ajoutés à une autre activité, telle que l’invitation à un événement. Le temps consacré par un participant à une tâche connexe durant l’événement ne sera pas compté en double. Le système élimine les chevauchements de temps lors du calcul du temps de service total d’un membre.

Invitation à un événement :

On l’utilise pour associer des personnes à un événement. Aucun temps n’est associé à cette invitation, mais les personnes invitées apparaissent dans les listes de participants. Cette « activité » est particulièrement utile pour ajouter des personnes extérieures à l’organisation du propriétaire de l’événement.

Le moyen le plus simple d’ajouter des personnes extérieures à l’organisation du propriétaire de l’événement est pour ce dernier de créer l’événement. Il suffit de cocher la case « Ouvert aux autres organisations de l’ACRSA », puis de demander à l’organisation d’origine du participant d’ajouter le ou les membres participants. Cliquer sur le bouton « L’ensemble de l’ACRSA » fera apparaître l’événement dans toutes les listes d’événements du pays. Sinon, l’événement sera seulement annoncé auprès des organisations déjà participantes, ce qui, au départ, est limité à l’OM du propriétaire de l’événement. Lorsque vous aurez ajouté tous les participants à un événement, vous pourrez le modifier afin que seules les organisations « déjà participantes » le voient, ce qui l’éliminera de la liste d’événements des autres membres.
Une personne peut seulement être ajoutée à un événement par quelqu’un qui peut voir à la fois l’événement et cette personne. Dans le cas d’un participant extérieur à l’OM du propriétaire de l’événement, cela signifie que seule l’OM/organisation d’origine du membre peut ajouter ce dernier à un événement qui concerne « L’ensemble de l’ACRSA ». Une personne qui a été ajoutée à une activité peut ensuite être ajoutée à d’autres activités par n’importe quel administrateur, pas seulement l’administrateur de son OM d’origine.

Entraînement/Mission de vol:

Permet d’enregistrer les missions et entraînements de vol, y compris les tracés de vol effectués et les signaux de radioralliement ELT suivis. Les vols d’une durée d’au moins une heure seront comptabilisés à des fins de certification et de maintien des compétences.

Vols de transit:

Utilisé pour enregistrer les vols de transit. Cette activité permet d’accumuler des heures, mais le vol ne suivant pas un « circuit », les observateurs à bord ne pourront l’utiliser comme vol d’observation pour obtenir des crédits.

Soutien au sol :

Cette activité concerne les personnes de soutien telles que le coordonnateur de recherche, l’opérateur radio et l’officier de sécurité. D’autres membres du personnel de soutien au sol, sans rôle défini, peuvent être inclus à titre de « participants ».

Entraînement/Mission de recherche au sol:

Cette activité enregistre les activités de recherche au sol auxquelles peuvent participer un chauffeur, un navigateur et un spécialiste de la recherche au sol.

Transit au sol:

Utilisé pour enregistrer les kilomètres parcourus qui ne sont pas enregistrés ailleurs.

Conférence:

L’une des exigences du programme de l’ACRSA en matière de responsabilité consiste à rendre compte du nombre de présentations données par l’ACRSA (et du nombre de personnes qui en bénéficient). Ces activités permettent de sensibiliser le public au travail de l’ACRSA et au système canadien de R-S. Utilisez cette fonction pour enregistrer les présentations données par l’ACRSA ou auxquelles l’ACRSA a participé.

Entraînement/Mission d’observation militaire:

Permet d’enregistrer un vol d’entraînement ou de mission d’observation militaire.

Absence de plusieurs jours:

Sert à enregistrer le temps total passé par les membres hors de chez eux lors d’un événement de plusieurs jours. À ne pas utiliser, sauf dans le cas de membres qui doivent se déplacer et être hébergés dans un hôtel (ou situation comparable).

Périodes de travail administratif non contiguës:

Permet d’enregistrer le temps passé par les membres sur diverses activités de l’ACRSA qui ne sont pas associées à un événement particulier. Un administrateur, un instructeur ou un comptable, par exemple, peut employer cette méthode pour enregistrer une seule entrée correspondant à du temps consacré aux affaires de l’ACRSA sur une certaine période. Ce temps n’étant pas associé à une formation ou à une mission particulière, il est inutile d’indiquer la date ou l’heure de l’événement, seulement sa durée en heures. Toutefois, le temps est crédité à la date d’enregistrement, de sorte qu’il est conseillé d’enregistrer les diverses activités chaque mois.

Garde:

Le temps de garde est comptabilisé dans la déclaration des heures admissibles au crédit d’impôt pour les volontaires. Il n’est généralement pas nécessaire d’enregistrer le temps de garde. Cependant, si vous souhaitez le faire dans un cas particulier, vous pouvez utiliser cette fonction. En produisant le rapport sur le crédit d’impôt pour les volontaires, le système calculera automatiquement le temps de garde pour les personnes admissibles.

Réunion ordinaire:

Permet d’enregistrer les réunions, notamment celles du conseil d’administration ou les réunions de planification générale. Dans le cas d’une réunion préalable à un événement, le mieux est sans doute de l’enregistrer en tant que soutien au sol : coordonnateur de recherche/participant.

Sensibilisation à la R-S:

Le programme de l’ACRSA en matière de responsabilité nous oblige notamment à rapporter le nombre de présentations données par l’ACRSA (et le nombre de personnes qui en ont bénéficié). Ces activités permettent de sensibiliser le public au sujet de l’ACRSA et du système canadien de R-S. Utilisez cette fonction pour enregistrer toute participation à des événements tels que des spectacles aériens ou autres lors desquels l’ACRSA a fait la promotion de la sécurité aérienne ou de ses propres activités.