Création du'une nouvelle note de frais.

Pour créer un nouveau formulaire de note de frais, vous devez d'abord vous connecter au TMMS à l'adresse suivante : https://tmms.casara.ca/. Pour vous connecter, vous devez connaître votre numéro TMMS, que vous pouvez obtenir auprès de votre administrateur local.

Une fois que vous avez ouvert une session, la plupart des membres seront automatiquement dirigés vers la page Mon information, qui est votre page TMMS personnelle.

Sélectionnez Nouvelle réclamation dans la liste des outils disponibles sur votre page d'accueil personnelle dans TMMS.

Aucun événement pouvant faire l'objet d'une demande de remboursement n'est disponible signifie que le système n'a pas d'enregistrement de votre participation à un événement de l'ACRSA avec un numéro de mission attribué au cours des trois derniers mois.

S'il existe un enregistrement d'un événement de l'ACRSA, cela signifie que vous y avez participé et que vous pouvez être admissible à réclamer les dépenses associées à cet événement.

Vous trouverez des renseignements sur la façon de créer des formulaires de demande de remboursement des dépenses pour les deux options. Il est fortement recommandé d'avoir un événement dans le système qui saisit votre temps de bénévolat associé à la demande de remboursement des frais. Demandez à votre administrateur local d'en créer un pour vous s'il n'existe pas encore.

Créer un nouveau formulaire de demande de remboursement de frais si un événement donnant lieu à une demande de remboursement est disponible.

Cliquez sur Nouvelle demande de remboursement à côté de l'événement. Un formulaire s'affichera. Il est automatiquement pré-rempli avec les informations déjà présentes dans le système. Il se peut que certaines de ces informations ne vous concernent pas ou qu'elles doivent être modifiées.

Comme vous pouvez le constater, le numéro de Mission est déjà fourni. Cependant, un événement peut avoir plus d'une mission et le système sélectionnera celle qui lui semble la plus appropriée pour vous. Par conséquent, vérifiez le numéro de la mission et assurez-vous qu'il est correct. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez celle dont vous avez besoin dans une liste déroulante dans le champ de l'affectation.

Un motif est toujours requis pour une note de frais. Le motif doit être bref, mais pas laconique. Par exemple, « Formation » n'est pas un motif suffisant, mais « Participation à une formation régionale de 4 jours avec 2 vols d'entraînement et une formation supplémentaire au sol » serait plus appropriée.

Départ de chez-soi

Si vous avez dû vous déplacer pour l'événement, cochez la case Oui à côté de Avez-vous quitté la maison pour cet événement ?

Quand as-tu quitté la maison ? Vérifiez que la date et l'heure sont correctes. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez une date et une heure dans un calendrier qui s'affiche ou saisissez-les.

Où êtes-vous allé(e) ? Saisissez votre destination.

Quand y êtes-vous arrivé ? Vérifiez que la date et l'heure sont correctes. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez une date et une heure dans un calendrier qui s'affiche ou saisissez-les manuellement.

Combien de kilomètres avez-vous parcourus ? Saisissez la distance en kilomètres, si elle n'est pas déjà saisie pour vous.

Cochez la case Réclamer les kilomètres si vous voulez réclamer ce déplacement dans le cadre de vos dépenses.

Avez-vous effectué des déplacements commerciaux ?

Si vous avez dû voyager par un moyen de transport commercial, utilisez cette section. Si vous devez ajouter un voyage aller simple, cliquez sur +Ajouter un voyage aller simple. Notez que les dépenses liées aux avions affrétés doivent utiliser l'autre section à la fin du formulaire.

Section sur les voyages aller simple et aller-retour

Société de transport : entrez le nom d'une société de transport (par exemple, une compagnie aérienne ou de taxi).

Itinéraire : saisissez votre point de départ et votre destination, ainsi que tout arrêt non technique.

Embarquement : sélectionnez une date et une heure dans un calendrier qui s'affiche ou saisissez-les manuellement.

Arrivée : sélectionnez une date et une heure dans un calendrier qui s'affiche ou saisissez-les manuellement.

Pour un voyage aller-retour, vous devrez également saisir les heures d'embarquement et d'arrivée pour le trajet retour.

Coût : saisissez le coût total du voyage qui doit être justifié par un reçu.

Joignez votre reçu : cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier, sélectionnez un fichier à partir de votre source. Le fichier doit être une image ou un PDF. Vous pouvez joindre plus d'un fichier à la fois. Vous pouvez également faire glisser et déposer des fichiers. Pour ce faire, sélectionnez le fichier à joindre dans son dossier d'emplacement, faites-le glisser vers n'importe quel endroit du formulaire et déposez-le à cet endroit. Les fichiers joints sont affichés en bas de la page. Pour supprimer un fichier joint, cliquez sur l'icône de la poubelle située à côté de celui-ci.

Si vous devez supprimer la section sur les voyages, cliquez sur Supprimer les voyages en dessous.

Si vous devez ajouter une autre section de voyage, cliquez sur +Ajouter un voyage aller simple ou +Ajouter un voyage aller-retour en dessous.

Avez-vous piloté votre avion ?

Remarque : cette section n'est disponible que pour les pilotes de l'ACRSA. Si vous avez piloté votre avion pour l'événement, cochez la case Oui à côté de " Avez-vous piloté votre avion ? " et remplissez la section ci-dessous.

Quel avion avez-vous piloté ? Vérifiez si le système a choisi le bon avion. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez votre avion dans une liste déroulante dans le champ.

Puissance : vérifiez que la puissance en chevaux est correcte. Si ce n'est pas le cas, entrez le nombre correct.

Quel était le prix du carburant ? Entrez le prix du carburant par litre. N'indiquez pas le coût total du reçu, mais seulement le prix par litre, y compris toutes les taxes applicables.

Joignez votre reçu ou votre certificat de carburant. Cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier et sélectionnez un fichier de votre source.

Quand avez-vous démarré le moteur ? Sélectionnez une date et une heure ou saisissez-les manuellement.

Quand avez-vous arrêté le moteur ? Sélectionnez une date et une heure ou entrez-les manuellement.

Si vous devez supprimer la section du vol terminé, cliquez sur Supprimer ce vol en dessous.

Si vous devez ajouter un autre vol, cliquez sur +Ajouter un autre vol ci-dessous.

Vous êtes-vous arrêté ailleurs avant de rentrer chez vous ?

Si vous avez fait plusieurs arrêts avant de rentrer chez vous, vous pouvez les ajouter ici. Il utilise les mêmes données que pour le départ du domicile. Veillez à bien vérifier le nombre de kilomètres parcourus.

Vous pouvez ajouter autant d'arrêts que nécessaire en cliquant sur +Ajouter un autre arrêt.

Retour à la maison

Quand êtes-vous rentré chez vous ? Sélectionnez une date et une heure ou saisissez-la manuellement dans le format approprié.

Quand êtes-vous arrivé à votre domicile ? Sélectionnez une date et une heure ou saisissez-la manuellement dans le format approprié.

Combien de kilomètres avez-vous parcourus ? Entrez la distance en kilomètres.

Cochez la case Réclamer les kilomètres si vous voulez réclamer ce déplacement.

Avez-vous séjourné à l'hôtel ?

Cliquez sur +Ajouter un séjour à l'hôtel.

À quel hôtel avez-vous séjourné ? Entrez le nom de l'hôtel.

WQuand êtes-vous arrivé ? Sélectionnez une date dans le calendrier qui s'affiche ou saisissez-la manuellement dans le format approprié.

Quand avez-vous quitté l'hôtel ? Sélectionnez une date dans un calendrier déroulant ou saisissez-la manuellement dans le format approprié.

Quel était le coût total ? Indiquez le coût total d'une chambre pour l'ensemble du séjour, y compris les taxes. N'incluez pas les frais de service de chambre ou de restauration.

Joignez votre reçu : cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier et sélectionnez un fichier de votre source.

Si vous devez supprimer la section "Séjour à l'hôtel", cliquez sur Supprimer le séjour à l'hôtel en dessous.

Demandez-vous une indemnité journalière ou une allocation ?

Cochez la case Oui si vous demandez une indemnité journalière ou une allocation.

Quel jour ? Sélectionnez une date dans un calendrier qui s'affiche ou saisissez-la manuellement.

Petit-déjeuner, déjeuner, dîner, faux frais, allocation - cochez les cases correspondantes.

Seules certaines organisations membres ont droit à une allocation. Si vous n'avez pas droit à une indemnité, même si vous cochez la case allocation, cette ligne affichera zéro dans le formulaire final de demande de remboursement de frais.

Si vous devez supprimer une ligne, cliquez sur Supprimer ce jour en regard de la ligne.

Si vous devez ajouter un autre jour, cliquez sur +Ajouter un autre jour ci-dessous.

Il n'est pas nécessaire que les jours soient dans l'ordre.

Avez-vous eu d'autres dépenses ?

Cochez la case Oui si vous souhaitez demander le remboursement d'autres dépenses.

Quel jour ? Sélectionnez une date dans un calendrier qui s'affiche ou saisissez-la manuellement dans le format approprié.

Quelle était la dépense ? Fournissez les détails de la dépense.

Combien cela a-t-il coûté ? Saisissez le coût total, y compris les taxes éventuelles.

Joignez votre reçu : cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier et sélectionnez un fichier de votre source.

Si vous souhaitez supprimer cette section, décochez la case Oui.

Si vous devez ajouter une autre dépense, cliquez sur +Ajouter une autre dépense. Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire.

Si vous devez ajouter d'autres pièces justificatives, cliquez sur Joindre des fichiers en bas de la page.

En remplissant ce formulaire, assurez-vous que tous les champs obligatoires sont remplis. Les champs surlignés en rouge doivent être remplis pour pouvoir continuer.

Une fois que vous avez rempli toutes les sections obligatoires, cliquez sur Générer la demande de remboursement au bas de la page. Le système générera un formulaire de demande de remboursement de frais en fonction des informations que vous avez fournies. Une fois la demande générée, vous pourrez encore apporter des modifications avant de la soumettre. Vérifiez-la et apportez les modifications nécessaires. Chaque section sera décrite brièvement.

Création d'un nouveau formulaire de demande de remboursement de frais si aucun événement donnant lieu à une demande de remboursement n'est disponible.

Cliquez sur Nouvelle note de frais pour créer une nouvelle note de frais en partant de zéro. Toutes les informations doivent être saisies, car seules vos coordonnées de base seront extraites du système.

Remplissez le formulaire en fournissant les informations requises dans les champs.

Vous pouvez enregistrer un brouillon de formulaire de demande de remboursement de frais à tout moment et le remplir à nouveau plus tard.

Pour enregistrer une ébauche, cliquez sur le bouton Enregistrer l'ébauche au bas du formulaire.

Pour reprendre le remplissage du formulaire, procédez comme suit :

Allez à votre page Mon information sur le TMMS.
Sélectionnez Mes notes de frais dans la liste des outils disponibles sur la page.
Cliquez sur la réclamation de dépenses à partir du tableau récapitulatif de vos réclamations de dépenses.

Le numéro de réclamation sera automatiquement attribué lors de la sauvegarde ou de la soumission de la réclamation.

Votre numéro de membre, votre nom, votre adresse et votre courriel sont automatiquement remplis si ces informations sont disponibles dans le système.

Le numéro de mission doit vous être fourni par votre commandant de zone ou une autre personne autorisée. Si, pour une raison quelconque, il n'est pas disponible, laissez-le en blanc.

Si nécessaire, le MO/Zone peut être modifié en cliquant sur le champ déroulant et en sélectionnant une option applicable. Cette option devrait presque toujours être votre zone. Cela déterminera qui recevra votre demande pour approbation. Si vous avez participé à un événement national, l'option nationale doit être sélectionnée.

Motif : Vous devez fournir un motif pour la demande. Soyez précis, "formation" n'est pas suffisant, une entrée appropriée inclurait le type de formation et les activités effectuées.

Section voyage

Si vous avez quitté votre domicile en véhicule, vous devez remplir cette section, même si vous ne demandez pas l'indemnité journalière pour les kilomètres parcourus. Pour tout déplacement commercial, tel qu'un voyage en avion ou en taxi, les kilomètres et le taux doivent être nuls.

Cliquez sur l'icône +Ajouter pour ajouter une ligne.

Saisissez le lieu, la date et l'heure de départ. Sélectionnez une date et une heure dans un calendrier qui s'affiche ou saisissez-les manuellement.

Saisissez le lieu, la date et l'heure d'arrivée, ainsi que la distance parcourue en kilomètres (km).

Sélectionnez le taux applicable dans une liste déroulante. Si vous ne réclamez pas vos kilomètres comme une dépense, laissez le taux vide ou entrez zéro. Le système calculera automatiquement la somme totale remboursable pour cet élément et l'affichera dans le champ Total.

L'icône Supprimer supprime la ligne entière.

Si vous devez ajouter une autre ligne à cette section du formulaire de demande, cliquez sur +Ajouter.

Sous-total affiche une somme calculée automatiquement de tous les totaux de cette section.

Section Hébergement

Cette section couvre les frais d'hébergement et les indemnités journalières de repas.

Cliquez sur l'icône +Ajouter pour ajouter une ligne.

Date : sélectionnez une date dans un calendrier qui s'affiche ou saisissez-la manuellement.

AHébergement : si vous avez séjourné et payé une chambre d'hôtel, indiquez le nom de l'hôtel, sinon laissez-le en blanc.

Coût : entrez le prix total de la nuit d'hôtel, y compris les taxes et les frais. Si vous avez séjourné plus d'une nuit, vous devrez peut-être calculer le prix total de la nuitée à partir de votre reçu.

Petit-déjeuner : sélectionnez le taux per-diem approprié dans le menu déroulant, le cas échéant. Si l'hôtel fournit le petit-déjeuner, vous ne devez pas réclamer le taux journalier pour le petit-déjeuner.

Déjeuner et dîner : sélectionnez le tarif approprié dans le menu déroulant, le cas échéant.

Le champ Total affichera une somme automatiquement calculée des dépenses pour cette journée.

Si vous devez ajouter une autre ligne à cette section, cliquez sur +Ajouter.

Si vous devez supprimer une ligne, cliquez sur l'icône Supprimer située à droite de cette ligne.

Le sous-total affiche une somme calculée automatiquement de tous les totaux de cette section.

Section sur les aéronefs

Cette section doit être remplie par les pilotes lorsque leur avion est utilisé aux fins de l'ACRSA. Si un avion a été loué ou affrété, utilisez la section Autre ci-dessous.

Cliquez sur +Ajouter pour ajouter une ligne.

Date : Sélectionnez la date à laquelle l'aéronef a été utilisé dans le calendrier qui s'affiche ou entrez-la manuellement.

Avion : Sélectionnez l'aéronef utilisé dans un menu déroulant. Si l'aéronef ne figure pas dans le menu déroulant, sélectionnez Autre et saisissez la marque d'immatriculation de l'aéronef dans la fenêtre qui s'ouvre. Cliquez sur le bouton OK. Elle s'affichera dans le champ.

HP (chevaux-vapeur) : Saisissez la puissance de l'aéronef si elle n'est pas déjà saisie pour vous.

Prix/ℓ (prix du carburant par litre) : Saisissez le prix du carburant par litre. Veillez à joindre un reçu ou une certification du coût du carburant.

Temps : saisissez le temps de vol en heures.

Le champ Total affichera une somme calculée automatiquement pour le carburant d'une ligne en fonction du facteur carburant tel que décrit dans le Manuel de politique nationale.

Si vous devez ajouter une autre ligne à cette section, cliquez sur +Ajouter.

Si vous devez supprimer une ligne, cliquez sur Supprimer situé à droite de cette ligne.

Le champ Sous-total affichera une somme calculée automatiquement de tous les totaux de cette section.

Autre section

Cette section doit être utilisée pour réclamer d'autres dépenses telles que la location d'avions, le stationnement, les frais postaux, les déplacements commerciaux (taxi, avions commerciaux, etc.), la location de voitures, tout équipement, toute indemnité journalière autorisée ou frais accessoires. Tous les articles, à l'exception des indemnités journalières, doivent être justifiés par des reçus ou des factures.

Cliquez sur +Ajouter pour ajouter une ligne.

Date : Sélectionnez une date dans un calendrier qui s'affiche ou entrez-la manuellement. Pour les billets d'avion, il s'agit de la date d'achat du billet et non de la date du vol.

**Détails :*** Fournissez les détails d'une dépense.

**Total :*** saisissez le montant d'une dépense, y compris les taxes applicables.

Si vous devez ajouter une autre ligne à cette section, cliquez sur +Ajouter.

Si vous devez supprimer une ligne, cliquez sur l'icône Supprimer située à droite de cette ligne.

Le champ Sous-total affichera une somme automatiquement calculée de tous les totaux de cette section.

Le champ Somme finale affichera une somme calculée automatiquement de tous les sous-totaux du formulaire.

Pour joindre les pièces justificatives des dépenses, y compris les reçus, cliquez sur le bouton Joindre des fichiers en bas du formulaire et sélectionnez-les à partir de votre source. Les fichiers doivent être une image ou un PDF. Vous pouvez joindre plus d'un fichier à la fois. Vous pouvez également glisser et déposer des fichiers sur le formulaire de demande de remboursement de frais. Pour ce faire, sélectionnez le fichier à joindre dans son dossier d'emplacement, faites-le glisser à n'importe quel endroit du formulaire et déposez-le à cet endroit. Pour supprimer un fichier joint, cliquez sur l'icône de la poubelle.

Une fois le formulaire rempli, vous pouvez procéder comme suit :

Enregistrer le brouillon et revenir au formulaire plus tard.
Soumettre le formulaire complété pour approbation.
Annuler les modifications que vous avez apportées.
Jeter pour supprimer complètement un formulaire de demande de remboursement de frais.

Pour soumettre le formulaire de demande de remboursement de frais dûment rempli à l'approbation :

Cliquez sur le bouton Soumettre en bas du formulaire.
Reconnaissez l'attestation faite pour la dépense en la signant.
Cliquez sur le champ de signature dans la fenêtre qui s'affiche et apposez votre signature à l'aide d'une souris, d'un doigt ou d'un stylet, selon ce qui est disponible sur votre appareil.
L'acceptation de la signature soumettra la demande à l'approbation.

Il existe une autre solution pour apposer votre signature dans le formulaire. Vous pouvez enregistrer votre signature en procédant comme suit :

Allez à votre page Mon information.

Sélectionnez Signatures enregistrées dans la liste des outils disponibles sur la page.

Cliquez sur Saisir la signature.

Dessinez votre signature à l'aide d'une souris, de votre doigt ou d'un stylet, selon ce qui est disponible pour votre appareil.

Cliquez sur le bouton Accepter si vous êtes satisfait de votre signature, ou sur le bouton Réinitialiser pour redessiner votre signature.

Après avoir accepté votre signature, entrez votre code d'accès système dans le champ Mon code d'accès actuel de la fenêtre qui s'affiche.

Cliquez sur Enregistrer.

Votre signature est maintenant enregistrée et stockée dans le système. Vous pouvez maintenant la rappeler pour signer des formulaires de demande de remboursement de frais sans avoir à redessiner votre signature chaque fois qu'elle est requise.

Pour signer avec une signature enregistrée :

Cliquez sur le bouton Soumettre en bas du formulaire de demande de remboursement de frais.

Reconnaissez l'attestation faite pour la dépense en la signant.

Entrez votre code d'accès et cliquez sur Déverrouiller la signature. La signature sera placée automatiquement, et la demande de remboursement sera soumise pour approbation.

Une fois que vous avez soumis votre formulaire de note de frais, il est envoyé à un approbateur autorisé qui l'examinera et approuvera ou rejettera votre note de frais. Une fois la note de frais approuvée par un approbateur autorisé, elle est envoyée à un trésorier qui l'examine également et, si elle est jugée acceptable, lui attribue les codes financiers correspondants.

Si une note de frais est rejetée par un approbateur ou un trésorier autorisé, vous recevrez un courriel indiquant la raison du rejet. Une demande rejetée peut être modifiée et soumise à nouveau si nécessaire.

Une fois les codes financiers attribués, un trésorier ou un comptable peut exporter une note de frais dans un logiciel de comptabilité pour la traiter et la payer.

Statut des notes de frais.

Pour voir l'état de vos notes de frais, allez à la page Mon information sur TMMS et sélectionnez Mes notes de frais dans la liste des outils proposés. Un tableau récapitulatif apparaîtra, montrant vos notes de frais et leur statut. L'état peut être le suivant :

Brouillon : la demande a été sauvegardée mais pas soumise.
En attente d'approbation : la demande est en attente d'approbation par un approbateur autorisé.
En attente de codage : la demande est en attente de traitement par un trésorier.
Rejetée : la demande a été rejetée.
Prêt pour le paiement : la demande a été traitée mais n'a pas encore été exportée pour le paiement.
AArchivée : la demande a été archivée après avoir été exportée vers un logiciel de comptabilité.

Historique des notes de frais

Pour consulter l'historique d'une note de frais, allez dans Mes notes de frais et cliquez sur l'entrée de la note souhaitée. La note de frais s'affiche. Cliquez sur Historique en haut de la page, au-dessus des détails de la note de frais. Un tableau récapitulatif s'affiche, décrivant l'historique complet de la note de frais tout au long de son cycle de vie.

Demandes de remboursement de frais rejetées

Si votre note de frais a été rejetée, vous pouvez la soumettre à nouveau après avoir apporté les modifications nécessaires. Pour ce faire, allez dans Mes notes de frais et cliquez sur la note de frais rejetée. La note de frais s'affiche. Apportez les modifications nécessaires et soumettez-la à nouveau en cliquant sur Soumettre.

Traitement des notes de frais en tant qu'approbateur autorisé

Pour visualiser toutes les demandes de remboursement de dépenses qui relèvent de votre autorisation, ouvrez la page \$ Dépenses à partir de la liste disponible dans la section gauche du TMMS. Le tableau récapitulatif des notes de frais s'affiche. Vous pouvez filtrer les notes de frais que vous voulez voir en fonction de leur statut. Pour ce faire, cochez les cases de statut pertinentes au-dessus du tableau sommaire en haut de la page.

Vous pouvez afficher les taux approuvés en cliquant sur Afficher les taux en haut de la page. Les taux qui ne sont pas actuellement en vigueur seront en gris.

En tant qu'approbateur autorisé, vous devez examiner les notes de frais ayant le statut En attente d'approbation. Pour ouvrir une note de frais, cliquez dessus. Vous ne pouvez pas apporter de modifications à la demande ni aux pièces jointes. Assurez-vous que le numéro de la mission, le MO/Zone, les dates, les taux appliqués et les coûts sont corrects et correspondent aux informations contenues dans les pièces justificatives jointes (reçus, factures). Toutes les pièces justificatives jointes sont affichées au bas du formulaire.

Si la note de frais est jugée acceptable, sélectionnez Approuver au bas du formulaire. Accusez réception de l'attestation, et saisissez ou déverrouillez votre signature. Le système enverra une notification par courriel au trésorier et aux autres personnes autorisées pour le codage. Le statut de la note de frais passera de En attente d'approbation à En attente de codage. Cliquez sur Actualiser en haut de la page, au-dessus du tableau récapitulatif des notes de frais, pour mettre à jour la liste complète des notes de frais.

Si une note de frais n'est pas jugée acceptable, sélectionnez Rejeter en bas à droite du formulaire et indiquez la raison du rejet dans le champ de texte de la fenêtre qui s'ouvre. Il n'y a aucune restriction quant à la quantité de texte que vous pouvez écrire dans cette zone de texte. Cliquez sur Rejeter. Le système enverra une notification par courrier électronique au demandeur pour l'informer du rejet et de la raison invoquée. Le statut de la note de frais passe de En attente d'approbation à Rejeté. Les demandes rejetées n'apparaissent pas dans le tableau récapitulatif car elles sont renvoyées dans la liste du demandeur pour une action ultérieure.

Si vous avez commencé à réviser une note de frais et que, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas la terminer, cliquez sur Annuler. Le système reviendra au tableau récapitulatif des notes de frais.

Traitement des demandes de remboursement de frais en tant que trésorier.

Pour visualiser toutes les demandes de remboursement de dépenses en attente, ouvrez la page \$ Dépenses à partir de la liste disponible dans la section gauche du TMMS. Le tableau récapitulatif des notes de frais s'affiche. Notez que la liste affichera les demandes de remboursement pour l'organisation actuelle (modifiée dans le coin supérieur gauche de la page, sous ACRSA), et toutes les sous-organisations. Vous devez examiner et coder les notes de frais avec le statut En attente de codage. Pour ouvrir une note de frais, cliquez dessus. Examinez la note de frais, y compris les pièces justificatives jointes. Vous pouvez modifier le numéro de la Mission si nécessaire. S'il est jugé acceptable, attribuez les codes de grand livre applicables en cliquant dans le champ sous la cellule Code et entrez ou sélectionnez le code approprié dans la liste qui apparaît. Après avoir codé une note de frais, cliquez sur Enregistrer. Le statut de la note de frais passe de En attente de codage à Prêt pour le paiement. Cliquez sur Actualiser en haut de la page, au-dessus du tableau récapitulatif des notes de frais, si vous ne voyez pas de mise à jour du statut de la note de frais.

Si une note de frais n'est pas acceptable, sélectionnez Rejeter en bas à droite du formulaire et indiquez la raison du rejet dans le champ de texte de la fenêtre qui s'ouvre. Il n'y a aucune restriction quant à la quantité de texte que vous pouvez écrire dans cette zone de texte. Cliquez sur Rejeter. Le système enverra un courriel de notification au demandeur concernant le rejet. Le statut de la note de frais passera de En attente de codage à Rejeté. Cliquez sur Actualiser en haut de la page, au-dessus du tableau récapitulatif des notes de frais, pour mettre à jour toutes les notes de frais disponibles.

Après avoir codé les notes de frais, vous pouvez exporter les notes de frais de TMMS pour les importer dans un logiciel de comptabilité. Pour cela, il y a deux étapes à suivre :

Cliquez sur Sage Export au-dessus du tableau récapitulatif des notes de frais. Définissez la période pour les notes de frais à exporter en choisissant les dates dans un calendrier qui apparaît ou en les saisissant manuellement. Cochez la case Inclure les dépenses prêtes à être payées.
Passez à l'étape № 1. Cette étape exporte les informations sur les demandeurs des notes de frais sélectionnées dans un fichier CSV (feuille de calcul). Si votre navigateur vous y invite, enregistrez le fichier. Le fichier peut être ouvert avec n'importe quel logiciel de feuille de calcul et modifié si nécessaire. L'importation de ce fichier dans Sage téléchargera les informations de contact des réclamants. Pour importer le fichier dans Sage, sous le menu Accounts Payable, sélectionnez Vendors, puis cliquez sur la flèche vers le bas à côté de New Vendor et sélectionnez Import Vendors.

Si une erreur apparaît lors du téléchargement du fichier dans Sage, c'est probablement parce qu'un ou plusieurs membres ont déjà été saisis dans le logiciel de comptabilité. Vous pouvez remédier à ce problème en ouvrant le fichier, en supprimant les lignes qui ont causé l'erreur, en sauvegardant le document et en réimportant le fichier.

Une fois l'étape 1 terminée, passez à l'étape 2. L'étape № 2 exporte les détails des dépenses des postes de demande de remboursement de frais sélectionnés dans un fichier CSV (feuille de calcul). Le système indique le nombre de notes de frais qui seront exportées en fonction de la fenêtre de date et des options de sélection. Cochez la case Archiver les dépenses exportées pour marquer les réclamations comme étant archivées dans TMMS automatiquement lors de l'exportation. Cliquez sur Accounts Payable Quick Entries pour exporter les détails des dépenses dans un fichier CSV (feuille de calcul). Enregistrez le fichier si votre navigateur vous le demande. Le fichier peut être modifié si nécessaire. Le statut des notes de frais exportées passera de Prêt pour le paiement à Archivé, si cette option a été sélectionnée. Dans Sage, pour importer les réclamations, sous le menu Accounts Payable, sélectionnez Quick Entries, puis cliquez sur la flèche vers le bas à côté de New Quick Entry et sélectionnez Import Quick Entries.

Remarque. Si vous cochez Inclure les dépenses non codées, TMMS exportera l'information avec les lignes non codées des réclamations de dépenses. Lors du téléchargement de ces notes de frais dans Sage, Sage attribuera un code de grand livre par défaut à ces entrées non codées.

Si vous avez besoin d'informations provenant de dépenses archivées, vous pouvez les exporter en cochant la case Inclure les dépenses archivées.