FAQ

Événements à plusieurs unités

Lorsque vous organisez un événement auquel participeront des membres provenant de plus d’une zone ou OM, vous devez suivre certaines étapes pour les intégrer. À cette fin, les membres non locaux sont définis comme ceux qui ne sont pas soumis à votre autorité au sein du système de gestion de l’ACRSA. Par exemple, si vous avez seulement accès à votre propre zone, il s’agirait de toute personne qui ne se trouve pas dans votre zone. Si votre accès s’étend à toute votre OM, il s’agit de toute personne qui n’appartient pas à celle-ci. Toute personne habilitée à créer un événement peut utiliser cette technique pour inclure les autres participants dans les registres du système de gestion pour de votre événement.

Il existe quelques autres façons d’inclure d’autres personnes. Cette méthode ne nécessite pas de privilèges autres que ceux dont vous auriez déjà besoin pour créer un événement local.

Procédez comme suit:

• Créez un événement et cochez la case « Ouvert aux autres organisations de l’ACRSA ». Sélectionnez l’option « L’ensemble de l’ACRSA ». Utilisez le contenu approprié pour les autres champs;
• L’événement apparaîtra dans la liste des événements de chaque administrateur du système de gestion de l’ACRSA;
• Créez une activité de type « Invitation à un événement »;
• Demandez à un administrateur de l’autre région d’ajouter les membres participants à l’activité « Invitation à un événement »;
• Une fois qu’un membre non local est ajouté à l’événement, il apparaîtra dans toutes les listes d’équipage appropriées en tant que personne pouvant être ajoutée à n’importe quelle activité;
• Tous les administrateurs du système de gestion qui participent à l’événement auront un accès limité aux informations personnelles des membres non locaux, notamment leurs coordonnées et qualifications;
• Après avoir ajouté tous les membres non locaux à l’événement, vous pouvez toujours modifier celui-ci : sous « Ouvert aux autres organisations de l’ACRSA », remplacez « L’ensemble de l’ACRSA » par « Seulement les zones et les OM déjà participantes ». L’événement sera ainsi supprimé de la « liste des événements » des autres administrateurs, à moins qu’un membre de leur organisation n’y participe.

L’avantage de cette méthode est qu’elle ne requiert aucun privilège administratif particulier pour créer un événement dans le système de gestion de l’ACRSA ou y ajouter des membres. L’inconvénient est qu’il est nécessaire d’obtenir la coopération d’un administrateur de l’organisation non locale pour ajouter les membres de l’équipe participante avant de pouvoir enregistrer leurs activités. L’activité « Invitation à un événement » vise à permettre l’ajout de membres à un événement sans créer de dossiers de formation. L’objectif est de pouvoir ajouter les membres à un événement avant la tenue de celui-ci, afin que les administrateurs participants puissent enregistrer les activités des participants.

Si vous disposez de privilèges administratifs qui vous permettent d’accéder à tous les membres participants, c’est-à-dire que vous êtes administrateur d’une OM pour un événement dont tous les participants proviennent de la même OM, ou que vous avez des privilèges administratifs nationaux pour tout événement rassemblant plusieurs OM, vous pouvez créer l’événement au niveau des OM (ou au niveau national) et ensuite ajouter tous les membres participants à une activité. Vous pouvez ensuite définir l’option « Seulement les zones et les OM déjà participantes ».